Tanssin ja Sirkuksen tiedotuskeskukset järjestävät yhdessä sarjan seminaareja ja verkostoitumistilaisuuksia, joiden tavoitteena on tuoda yhteen esittävien taiteiden vierailutoiminnasta kiinnostuneita ja vierailujen potentiaalisia vastaanottajia yhteisen keskustelun, tiedon jakamisen ja yhdessä oppimisen äärelle. Sarja käynnistyi viime kesäkuussa Lahden kaupunginteatterin ja Red Nose Companyn kanssa järjestetyllä verkkokeskustelulla sekä seuraavana päivänä järjestetyllä Kuulu Oy:n vetämällä viestintätyöpajalla.
Verkkokeskustelussa puitiin esitysvierailun onnistumisen edellytyksiä. Lahden kaupunginteatterin johtajan, tuottajan, markkinointipäällikön ja tiedottajan kanssa puhuttiin suunnittelun ja toteutuksen aikatauluista ja niistä resursseista ja reunaehdoista, joita suurella repertoaariteatterilla on vierailujen vastaanottamiseen. Red Nose Companyn tuotantopäällikön kanssa puhuttiin siitä, mistä asioista vieraileva ryhmä voi ottaa vastuuta ja miten pitkäjänteistä yhteistyötä rakennetaan.
Puolitoistatuntisessa verkkokeskustelussa oli mukana liki kahdeksankymmentä esittävien taiteiden toimijaa eri puolilta Suomea freelancer-taiteilijoista ryhmien tuottajiin ja vos-toimijoihin sekä Taideyliopiston ja kuntien kulttuuritoimien edustajiin.
Lahden kaupunginteatterissa käytetään ulkopuolisten kanssa tehtävistä yhteistöistä sanoja yhteistuotanto, vierailu ja tilavuokraus tai käyttösopimus. Yhteistuotannosta on kyse kun tuodaan toisen teatterin kanssa uusi teos yhdessä ensi-iltaan. Teatterin tarjoama taiteellisen ja tuotannollisen panoksen laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta yhteistuotanto on osa teatterin omaa repertoaaria.
Yhteistuotantojen merkitys on kasvanut. Lahden kaupunginteatterin tämän vuoden ohjelmistosta 40% on yhteistuotantoja (täysin omia tuotantoja on neljä ja yhteistuotantoja kolme). Vierailusta taas on kyse silloin, kun teatteri vastaanottaa toisen teatterin tai ryhmän valmiin esityksen. Esityskorvaukseksi sovitaan joko kiinteä korvaus tai osuus lipputuloista. Tilavuokrauksesta tai käyttösopimuksesta on kyse silloin, kun teatterin tiloissa järjestetään esimerkiksi konsertteja. Näissä yhteistyöaste vaihtelee vierailun kaltaisesta selkeään ulosvuokraukseen.
”Iso teatteri suunnittelee ohjelmistoaan pitkälle tulevaisuuteen aina parin vuoden päähän. Nyt suunnitellaan vuoden 2022 ohjelmistoa”, kertoi teatterinjohtaja Ilkka Laasonen.
”Esitysvierailun suunnitteluun ei tarvita kahden tai kolmen vuoden valmistelua, mutta vuosi aikaisemmin olisi hyvä ja puoli vuotta ennen esitysten ajankohtaa alkaa olla jo vähän myöhäistä. Joskus vierailuja voidaan sopia lyhyemmälläkin säteellä, mutta silloin on kyse hyvästä tuurista”, summasi Laasonen.
Vierailuesityksen aikajänne on siis noin 8–10 kuukautta. Yhteistuotantojen prosessi on pidempi, 8–15 kuukautta, koska ne kulkevat osana teatterin kokonaissuunnittelua. Vierailuja ja yhteistuotantoja on yleensä ohjelmistossa omien tuotantojen ensi-iltojen jälkeen syyskaudella loka–marraskuussa ja keväällä huhti–toukokuussa.
Tuottaja Marjo Leppä kertoi esimerkin teatterin aikatauluista. ”Jos tulette meille vierailulle vaikka torstai-iltana, niin se tarkoittaa, että alkuviikolla näyttämöllä harjoitellun produktion lavasteet siirretään varastoon keskiviikkoillan harjoitusten jälkeen viimeistään torstaina aamupäivällä. Vierailun ajaksi harjoitukset siirtyvät harjoitushuoneeseen. Torstaina puolilta päivin päästään valmistelemaan näyttämö vierailua varten toivelistan mukaan, esimerkiksi laitetaan tanssimatot ja tehdään suuntaukset. Kunnes vierailija saapuu iltapäivällä, pystytetään, esitetään ja puretaan. Näyttämöllä on meidän aikatauluissa jo seuraavana aamuna seuraavan esityksen pystytys. Vierailuesityksen lisäksi myös muilla näyttämöillä tapahtuu paljon ja siksi tarvitsemme tarkat tiedot hyvissä ajoin etukäteen, jotta pystymme valmistautumaan.”
”Toisin sanoen repertoaariteatterissa “tyhjänä vierailijaa odottava näyttämö tarkoittaa sitä, että ohjelmistossa ja harjoitusvaiheessa olevat teatterin produktiot ovat tangoissa, kulisseissa ja takatiloissa varastossa.” Tämä vaikuttaa siihen, millaiset sirkusripustukset esimerkiksi ovat mahdollisia.”
”Yleinen toive on, että kun syksyn esitysvierailusta sovitaan tammi–helmikuussa, niin silloin olisi jo vierailun yleiset tuotannolliset ja tekniset tarpeet tiedossa, jotta tiedämme tilojemme soveltuvan esitykselle. Pidempi rakennusaika kuin esityspäivänä sisään on mahdollinen, mutta se pitää tietää sopimusvaiheessa. Se on sopimusmäärittelyasia”, Leppä jatkoi.
Laasonen totesi myös, että suuren näyttämön antaminen yhtä esitystä varten kahdeksi rakennuspäiväksi ja yhdeksi esityspäiväksi on teatterilta kova satsaus, koska näyttämöä tarvitaan koko ajan teatterin omaan toimintaan.
Leppä kuvaili teatterin työrytmiä näin: ”Jos vierailuesitykset ovat loka–marraskuussa, niin tammi–helmikuussa tehdään neuvotteluja ja sopimuksia, koska maaliskuun alussa lähtevät syyskauden liput myyntiin. Keväällä suunnitellaan jo syksyn lavastesiirtoja, mitä varten tarvitaan tietoa syksyn vierailujen suuremmista teknisistä tarpeista. Tuotantopalaverit pidetään syksyn vierailuteosten kanssa alkusyksystä, joko livenä tai sähköpostitse, ja vaihdetaan tietoa vierailun teknisistä tarpeista. Viimeistään kuukausi ennen vierailua käydään läpi teknisen raiderin yksityiskohdat, koska tekniikan täytyy tietää työvuoronsa kolme viikkoa ennen tapahtumaa.”
Teatterin rytmiin vaikuttaa myös markkinointiin tarvittava aika. Markkinointipäällikkö Reetta Kaapro tähdensi markkinointikoneiston lähtevän liikkeelle noin puoli vuotta ennen esitystä.
”Syyskausi tulee myyntiin maaliskuussa ja kevätkausi lokakuussa. Myöhemminkin vierailuja otetaan ohjelmistoon, mutta ihan minimimarkkinointiaika on kahdeksan viikkoa ja silloin on jo hyvin kiireinen aikataulu.”
”Vierailuesityksiin ostetaan tyypillisesti yksittäisiä lipuja esitysviikolla verkkokaupasta tai ovelta. Ostopäätökseen vaikuttavat ryhmän, tekijöiden tai genren tuttuus. Kokeilevien esitysten kohdalla pitää kiinnittää erityistä huomiota markkinointiin, koska teatterin katsojakunta saattaa olla hyvinkin konservatiivista. Yhteistyö- ja vierailuesitysten kohdalla sovitaan alennuskategorioiden käytöstä ja siitä osallistuuko vieraileva ryhmä itse myös kohderyhmämyyntiin.”
Lahden kaupunginteatterissa vierailujen ja yhteistöiden sopimuspohjassa mainitaan, että vierailulle on tarjolla markkinoinnin perusresurssit, mikä tarkoittaa mahdollisuutta päästä mukaan teatterin verkkosivuille, somekanaviin, uutiskirjeeseen, aulan julistemainontaan, sanomalehti-ilmoituksiin ja ohjelmalehteen. Lahdessa tärkein markkinointiväline on kaksi kertaa vuodessa ilmestyvä ohjelmalehti. Tarvittaessa vierailu- ja yhteistyöesitysten mainosmateriaalin suunnittelee teatterin graafikko. Lisätoimista on mahdollista keskustella, jos ryhmien budjetit ja teatterin budjetti sen sallii. Liput tulevat tulevat myyntiin vasta sen jälkeen, kun sopimukset on allekirjoitettu.
On vaara, että vierailuesitys hukkuu teatterin laajaan repertoaariin. Vierailut kilpailevat muun ohjelmiston kanssa ja teatterin omat tuotannotkin kilpailevat keskenään. Viime kädessä asiakas päättää, mitä haluaa tulla katsomaan.
”Jos vierailuesityksen tekijät eivät ole näyttämön suurelle yleisölle tuttuja, jos tyylilaji ei ole selkeä, aihe tai nimi tuntuvat yleisöstä vaikeilta, on markkinoinnin tehtävänä selättää nämä haasteet ja helpottaa asiakkaan ostopäätöstä”, selvitti Kaapro ja tähdensi, että kannattaa luottaa teatterin markkinointiosaston paikallistuntemukseen. ”Lahden kaupunginteatterissa me tunnetaan Päijät-Hämeen yleisö ja se mistä langoista milloinkin kannattaa vetää.”
”Meille tulee huomattavan paljon tarjouksia vierailuesityksistä”, totesi Laasonen ja pohti sitä, miten entuudestaan tuntematon esitys löytää yleisönsä. ”Yleisön kiinnostus on tärkeä kysymys. Jos ryhmä tulee vierailulle ja liput eivät käy kaupaksi, niin katseet kohdistuvat teatterin markkinointiin: Mitä olette tehneet tai jättäneet tekemättä? Miksi ette ole saaneet ihmisiä liikkeelle? Odotukset voivat olla huomattavan paljon suurempia kuin ne panokset, joita teatterin on mahdollista laittaa vierailuihin.”
Tanssi- ja sirkusyleisöjen kasvattaminen paikkakunnalle, jolla ei entuudestaan ole tanssi- ja sirkustoimintaa, vaatii vuosien määrätietoista työtä. ”Kyllä, siitä juuri on kyse. Sitten on kysymys myös siitä, että kuka sen työn tekee ja miten se tehdään?” pohti Laasonen.
Tuotantopäällikkö Nina Bergius kertoi puheenvuorossaan Red Nose Companyn tuotantomallista ja toimintatavasta. Esittävien taiteiden vapaalla kentällä toimivan Red Nose Companyn kaikki esitystoiminta on vierailuja tai yhteistuotantoja. Viime vuonna Red Nose Company esiintyi 141 kertaa yhteensä 60 eri paikassa kaiken kaikkiaan 22 000 katsojalle. ”Katsojista puolet oli Helsingissä, mutta kiertueet ulottuvat kaikkialle Suomessa Lappia lukuun ottamatta.”
Bergius summasi, että olennaisia tekijöitä toiminnan volyymin kasvattamisen taustalla ovat teosten liikuteltavuus, soveltuvuus eri tiloihin ja versioiminen. Kiertueella on mukana kaksi näyttelijää ja yksi teknikko ja koko lavastus mahtuu pakettiautoon. Pystytyksessä ei mene kauan. ”Skaalautuvuus erilaisiin tiloihin on Red Nose Companyn teatteriklovnerian ominaisuus. Sama teos pystytään esittämään sekä suurella näyttämöllä että ilman lavastusta pienellä baarinäyttämöllä. Teoksista tehdään myös eri pituisia versioita. Versioiminen on avannut ovia erilaisille näyttämöille ja erilaisille yleisöille.”
Red Nose Companyn teokset pysyvät kiertueella niin kauan kuin niillä on kysyntää ja uusia teoksia tuotetaan vain yksi tai kaksi vuodessa. Valtion ja kaupungin harkinnanvaraisilla toiminta-avustuksilla rahoitetaan kiinteitä kustannuksia, eli tuotantotyöstä aiheutuvia kustannuksia. Toiminta-avustus ei riitä uusien esityshankkeiden rahoitukseen. Ensi-illat rahoitetaan projektiavustuksilla ja yhteistuotantokorvauksilla, ja tärkeä osuus on myös sitoutuneiden taiteilijoiden talkootyöllä. Vuodesta 2014 voimakasta kasvun aikaa elänyt ryhmä on tietoisesti rakentanut itselleen infrastruktuurin, jossa esityksiä voidaan tuottaa ja kiertuetoimintaa järjestää satsaamalla tuotantotiimiin.
Nykyään Red Nose Companylla on viiden teoksen repertoaari, mikä mahdollistaa monivuotisen syvenevän yhteistyön kumppanien kanssa. Esimerkiksi ensin vieraillaan helposti lähestyttävällä teoksella ja kun kumppanuus on saatu käyntiin, voidaan seuraavana vuonna vierailla toisella teoksella ja niin edelleen. Kun samoilla näyttelijöillä on useita teoksia repertoaarissaan, on samalla kiertueella mahdollista vierailla eri teoksilla eri esityspaikoissa, mikä tekee kiertämisestä taloudellisesti kannattavampaa. Tätä nykyä Red Nose Company toimii verkostomaisesti kaikkiaan noin 100 kumppaninsa kanssa. Verkoston luominen on kuuden vuoden työn tulos.
Bergius jakoi kokemuksiaan esitysten myyntityössä. ”Vierailuesityksen myyminen vaatii jatkuvaa yhteydenpitoa kumppanin päätöksentekijöihin sekä sitä, että kuunnellaan herkällä korvalla sitä, millä syklillä vastapuoli etsii esityksiä ja millaisia esityksiä. Yleensä vierailuista sovitaan 0,5–1,5 vuotta etukäteen ja yhteistuotannoista 1,5–3 vuotta etukäteen. On tärkeä ymmärtää mitä kumppani etsii ja että pystymmekö vastaamaan siihen tarpeeseen. Red Nose Companyssa olemme myös oppineet tarjoamaan mahdollisimman valmiin ratkaisun vastaanottajalle ja viestimään selkeästi, mitä käytännössä tarkoittaa, kun Red Nose Companyn tuotanto tulee taloon.”
”Kun vierailet jossakin teatterissa, muista kutsua myös vierailun vastaanottavan teatterin henkilökunta katsomoon. Siitä on paljon hyötyä varsinkin pitkäjänteistä yhteistyötä suunniteltaessa. On hyvä ymmärtää omat tavoitteet ja selvittää kumppanin tavoitteet vierailulle: Onko tärkeä saada referenssiä, paljon katsojia pienemmillä lipputuloilla tai enemmän lipputuloja vähemmällä katsojamäärällä? Onko tavoitteena kehittää esitystä tai rakentaa paikkakunnalle katsojakuntaa? Onko kumppanin tavoitteena tarjota uudenlaista ohjelmistoa olemassa olevalle yleisölle tai tavoittaa teatteriin uutta yleisöä vierailuesityksen avulla? Onko tavoite ehkä kulttuuripoliittinen eli vos-teatteri haluaa tukea vapaata kenttää? Mikä taloudellinen tulos riittää? Kannattaa käydä etukäteen keskustelu kummankin osapuolen täyttöastetavoitteista, jotta tiedetään mihin pyritään ja millaisia markkinointisatsauksia kummaltakin osapuolelta tarvitaan.”
”Onnistumisen kannalta olisi hyvä, jos yhden pistokeikan sijaan olisi useampi esitys ja jos esitykset saataisiin hajautettua pidemmälle aikajaksolle, vaikka siitä tuleekin ryhmälle enemmän matkakuluja. Paikallislehteen voi olla hankala saada arviota tai edes puffia, jos on vain kaksi esitystä ja ne ovat peräkkäin. Vierailun onnistumiselle on tärkeää myös henkilökohtaisten suhteiden luominen kumppanin kanssa. Kannattaa siis käydä tapaamassa kumppaneita. Vieraileva ryhmä tuntee oman teoksensa parhaiten, joten ryhmän on hyvä ottaa aktiivinen rooli mediasuhteissa. Kumppanin käyttöön tarvitaan mahdollisimman hyvännäköisiä ja valmiita materiaaleja. Vierailun päätyttyä on tärkeä kerätä palaute ja kiittää yhteistyöstä”, Bergius muistutti.
Keskusteluosassa teatterin johtajalta kysyttiin ehtiikö hän katsomaan esityksiä muualla Suomessa? Kannattaako lähettää kutsuja ensi-iltoihin? Laasonen vastasi käyvänsä harvoin Oulussa tai Rovaniemellä, mutta pääkaupunkiseudulla on helpompi piipahtaa. ”Paras keino päästä sisälle siihen mitä tapahtuu toisen taiteen alueella, kuten vaikka sirkuksen, on tapahtumat tai festivaalit, joissa viikonlopun aikana pääsee näkemään useamman esityksen”
Laasoselta tiedusteltiin myös, että milloin Lahden kaupunginteatteri muuttuu esittävien taiteiden teatteriksi?
”Hieno kysymys ja tärkeä aihe, mutta se ei ole nopeasti tehtävissä oleva muutos. Silloin teatterin toimintafilosofia muuttuisi ja siitä tulisi tilaaja–tuottaja -talo, jolla olisi vain pieni oma taiteellinen ensemble ja esitykset pääasiassa tuotaisiin talon ulkopuolelta. En ihan näe, että se vähään aikaan voisi muuttua näin. Tämän sanelee myös talon muoto ja koko. Iso näyttämö vaatii tietynlaisen kiinteän väen, joka pystyy sitä pyörittämään. Koko ajan on pientä liukumaa tähän suuntaan tapahtunut, mutta esittävien taiteiden teatteriksi Lahden kaupunginteatteri ei ihan lähivuosina ole muuttumassa.”
Kohti uusia näyttämöitä jatkuu 5. lokakuuta keskustelulla Tampereen Työväen Teatterin ja esitystaideryhmä Oblivian kanssa siitä, mitä on laatu vos-teatterin ja vapaan kentän ryhmän välisessä yhteistyössä. TTT esittelee myös residenssiohjelmansa, jonka haku avautuu lokakuussa. Työpajaosuudessa 6. lokakuuta tutustutaan Amsterdamin taideyliopistossa kehitettyyn vertaispalautemetodiin koreografi Sonja Jokiniemen johdolla. Työpaja on jo täynnä, mutta maanantain keskusteluun voi ilmoittautua mukaan vielä 2.10. klo 14 mennessä: https://forms.gle/qJfZVZhT9yn68R6R7
Kohti uusia näyttämöitä koostuu kolmesta eri sisältöisestä seminaarista ja kahdesta pitchaustilaisuudesta, jotka järjestetään koronatilanteen mukaan joko webinaareina tai eri puolilla Suomea vuosina 2020 ja 2021. Tukea hankkeelle on saatu Jenny ja Antti Wihurin Säätiöltä.